Diese können nun neben den bisherigen Meldungen zur Sozialversicherung im Auftrag der Mandanten die Erstellung und Übersendung der elektronischen Entgeltnachweise übernehmen. Die ca. drei Millionen Arbeitgeber stellen bisher etwa 60 Millionen schriftliche Bescheinigungen für ihre Beschäftigten aus, um gegenüber öffentlichen Stellen die Voraussetzung für den Bezug einer bestimmten Leistung (z. B. Arbeitslosengeld, Elterngeld und Wohngeld) nachweisen zu können.
Das ELENA-Verfahren soll diesen Aufwand künftig reduzieren, indem die Arbeitgeber jeden Monat einen festgelegten Datensatz gemäß § 97 (1) SGB IV an die Zentrale Speicherstelle in Würzburg (kurz: ZSS) übermitteln. Die Daten werden in verschlüsselter Form gespeichert und nur bei Bedarf sowie nach Einwilligung des Bürgers von den entsprechenden Stellen (z. B. Sozialbehörden) abgerufen. Parallel zur Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweisen an Krankenkassen werden die Entgeltdaten an die ZSS gemeldet.
Ab 01.01.2012 stellt ELENA das einzige Verfahren zur Übermittlung des Entgelt-Nachweises dar. Nach erfolgreicher Übermittlung sendet die ZSS eine zu archivierende Protokoll-Meldung über den erfolgten elektronischen Entgeltnachweis. Auf die Übermittlung und den Anspruch des Beschäftigten auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten ist auf der Entgeltbescheinigung hinzuweisen. Software-Zusatzmodule für die Entgeltabrechnungsprogramme und Ausfüllhilfen befinden sich momentan noch in der Testphase.
Für weitere Informationen hat die Deutsche Rentenversicherung Bund unter der Seite www.das-elena-verfahren.de umfangreiche Informationen bereitgestellt.
Quelle: Bundesverband selbständiger Buchhalter und Bilanzbuchhalter 10/2009
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